- Wat valideren is;
- Welke mogelijkheden om de invoer te beperken valideren biedt;
- Hoe u deze mogelijkheden kunt toepassen;
- Welke berichten u kunt tonen alvorens de gebruiker gegevens invoert;
- Welke mogelijkheden u heeft om de gebruiker te laten weten dat de invoer ongewenst is;
- Hoe de beperking omzeilt kan worden door de gebruiker.
In iedere cel op een werkblad kan tekst ingevoerd worden, getallen, formules, hyperlinks etc. Valideren is een manier om deze invoermogelijkheden te beperken. Bijv. alleen getallen groter dan 10.000. Als de invoer van de actieve cel beperkt moet worden, ga dan naar Data - Valideren. Nevenstaand scherm verschijnt dan: De eerste mogelijkheid "Alle waarden" beperkt de invoer niet, maar geeft wel mogelijkheden via het tweede tabblad ‘Invoerbericht’ en ‘Foutmelding’. Deze twee tabbladen worden verderop behandeld.
De invoer is te beperken tot hele getallen zonder decimalen via de optie ‘Geheel getal’: Afhankelijk van de gekozen optie bij ‘Gegeven:’, verschijnt daar onder één of meerdere invoerbalk(en) om de beperking(en) in te voeren. In de invoerbalken kan een waarde ingevoerd worden, of verwezen worden naar een cel of naam zoals ‘maximum’. Bij de keuze ‘Decimaal’ mogen er ook decimalen ingevoerd worden. Verder gelden dezelfde mogelijkheden als bij ‘Geheel getal’.
Bij de optie ‘Lijst’ verschijnt de invoerbalk ‘Bron:’ waarin na het =-teken een cellenbereik of de naam van een cellenbereik ingevoerd kan worden. Het is ook mogelijk om de te kiezen invoer als een lijst in te tikken waarbij ieder item gescheiden word door een puntkomma. Het maximum aantal karakters dat op deze manier ingevoerd kan worden is 255, terwijl bij een verwijzing zoals =$A$1:$A$65000 er geen beperking op zit. Het is niet mogelijk te verwijzen naar een lijst op een ander werkblad dan het huidige. Maar wanneer in een werkblad aan een lijst een naam wordt gegeven, kan vanuit ieder ander werkblad naar die naam worden verwezen via bijv. =producten. Dit werkt alleen binnen hetzelfde bestand. Ga naar de les naambereiken om meer te lezen over het geven van namen aan cellen.
De volgende mogelijkheid is om de datuminvoer te beperken. Deze beperkingen werken op dezelfde manier als bij ‘Geheel getal’ en ‘Decimaal’. Omdat datums in Excel getallen zijn met speciale opmaak, kan bij een begintijd van 01-01-2005 en eindtijd van 31-12-2006, toch ook "2 maart 2005" ingevoerd worden.
Het is ook mogelijk om bij de begindatum en einddatum te verwijzen naar een cel waarin een datum staat. LET OP! Wanneer de begin- of einddatum in de cel waarnaar verwezen wordt verandert, geldt die verandering alleen voor de gevalideerde cellen waarin vanaf dàt moment een datum ingevoerd wordt. De reeds ingevoerde datums worden met rust gelaten.
Bij de beperkingen voor de tijdinvoer geldt ook dat er geen datum ingevoerd mag worden. De beperking mag niet alleen in uren zijn, maar kan in uren, minuten en seconden ingegeven worden zoals: 12:00 of 14:00:05. Het is mogelijk een beperking in te voeren op tienden van seconden nauwkeurig zoals 15:45:00,5, maar zodra er op OK geklikt wordt, rondt Excel dit af naar de dichtstbijzijnde seconde.
Bij de optie "Lengte tekst" kan worden weergegeven uit hoeveel karakters de invoer wel of juist niet mag bestaat. Dit is een handige optie wanneer de invoer in een ander programma zoals Access geïmporteerd gaat worden. Maar ook wanneer gebruik wordt gemaakt van een factuurmodel waarbij de invoer binnen de lijnen moet blijven.
Voorgedefinieerd invoerbericht Wanneer een cel met validatie geselecteerd is kan de gebruiker via een invoerbericht er op geattendeerd worden dat bepaalde invoer gewenst, of tegengehouden is. Om dit te realiseren, klik dan via Data - Valideren, op het tabblad ‘Invoerbericht’: Standaard is het bovenste vierkantje aangevinkt om de gebruiker te laten zien dat de invoer van de actieve cel beperkt is. Het invoerbericht kan een titel worden meegegeven, en een korte tekst van maximaal 255 karakters. De titel kan maximaal 32 karakers lang zijn. Bovenstaand bericht komt er voor de gebruiker als volgt uit te zien:
Voorgedefinieerde foutmelding Wanneer de gebruiker een ongewenste waarde invoert, kan ervoor gekozen worden een foutbericht te geven, waarbij de invoer wèl of niet geaccepteerd wordt. Klik hiervoor op de tab Foutmelding. Ieder bericht bestaat uit een titel en de berichttekst zelf. De titel mag maximaal 32 karakters lang zijn, en het bericht maximaal 255. De foutmelding kan uitgezet worden door het vierkantje linksboven af te vinken
Voor ongewenste of foutieve invoer, kunnen drie stijlen gekozen worden. De standaard stijl is stoppen waarbij de invoer tegengehouden wordt. Het is dan voor de gebruiker niet mogelijk handmatig iets in te voeren wat tegen de gestelde regels ingaat. Hiernaast staat een voorbeeld van zo’n foutmelding:
Negeren van de validatie Validatie beperkt de handmatige invoer van een cel. Het is voor een gebruiker mogelijk om een cel te kopiëren (eventueel vanuit een ander werkblad) en de inhoud van deze cel te plakken over een gevalideerde cel heen, ook als de inhoud van de gekopieerde cel niet overeenkomt met de validatie. Ook is het mogelijk dat de gebruiker een macro schrijft die bepaalde waardes invoert. Ook een macro heeft geen last van de validatie. Daarnaast is het mogelijk dat een gebruiker een cel via de vulgreep sleept over een gevalideerde cel heen. De validatie verdwijnt dan. Het slepen van cellen is uit te schakelen, maar dit is een instellingswijziging welke voor geheel Excel geldt. Tenslotte kan in een gevalideerde cel, bijv. A1, een formule getypt worden die verwijst naar een cel, bijv. B1, waarvan de waarde voldoet aan de validatie. Wijzigt men de invoer van cel B1, dan verandert ook de waarde in de gevalideerde cel A1 waarbij de validatieregel genegeert wordt.
EINDE LES Valideren