Subtotalen

In les 6 Databases van de beginnerscursus is gesproken over de eisen waaraan een tabel moet voldoen en welke mogelijkheden je hebt om de gegevens in een tabel te filteren of te sorteren. In een gesorteerde tabel kunnen tellingen worden toegevoegd via de optie Data > Subtotalen. Meestal wordt daar een kolom met waarden voor gebruikt, maar ook op een kolom met alleen tekst kunnen subtotalen toegevoegd worden.
Voorbereidingen voor subtotalen Het toevoegen van subtotalen in een tabel betekent dat er eerst bepaald moet worden welke functie er gebruikt moet worden voor het subtotaal. De meest gebruikte mogelijkheden zijn de volgende zes:
Som Gemiddelde Min Aantal nrs Max Product	Telt de waarden van de bovenliggende groep op. Berekent het gemiddelde van de bovenliggende groep waarden. Bepaalt de laagste waarde van de bovenliggende groep waarden. Telt het aantal nummers van de bovenliggende groep waarden. Bepaalt de hoogste waarde van de bovenliggende groep waarden. Vermenigvuldigt de waarden van de bovenliggende groep.
Daarnaast moet er ook bepaald worden wanneer er een subtotaal toegevoegd moet worden. Er dient dan bepaald te worden welke verandering in welke kolom bepalend is voor het moment dat er een subtotaal toegevoegd zal worden. Om een zinvol subtotaal toe te voegen dient een cel in de tabel te zijn geselecteerd. Het dialoogvenster Subtotalen komt te voorschijn via Data > Subtotalen. Zie hiernaast. Bovenin dient een kolom te worden gekozen waarvoor we tellingen willen maken. In dit geval willen we weten hoeveel er geboekt is per kostenplaats. De tabel is daarom gesorteerd (aflopend of oplopend is niet van belang) op de kolom 'Kostenplaats'. Als tweede kolom is de tabel gesorteerd op de kolom 'Grootboek'. Omdat we een optelling willen hebben, kiezen we bij Functie voor 'Som'. De bedragen per rekening-kostenplaats staan in de kolom 'realisatie', dus het subtotaal wordt toegevoegd aan die kolom. Standaard staat aan dat huidige subtotalen vervangen worden. De optie 'Pagina-einde tussen groepen' is bedoeld voor het printen van het overzicht. Ieder subtotaal komt op een aparte pagina te staan wanneer het vierkantje aangevinkt is. De optie 'Overzicht onder de gegevens plaatsen' houdt in dat de tellingen onder de gegroepeerde gegevens komen te staan. Desgewenst kan het afgevinkt worden zodat de tellingen bovenaan de gegroepeerde gegevens komen te staan. Klik op OK om de geselecteerde subtotalen te laten berekenen.
Zodra de subtotalen zijn toegevoegd, verschijnen er linksboven drie kleine vierkantjes. Deze vierkantjes geven de aanwezige niveaus aan:    Niveau 1 is de totaaltelling, ofwel het totale geboekte bedrag in periode 6.    Niveau 2 bestaat uit de subtotalen, ofwel de bedragen per kostenplaats.    Niveau 3 bestaat uit de originele rijen met gegevens.
Door op een cijfer te klikken laat je alleen dat niveau en het hogere niveau zien. Het ging om de tellingen per kostenplaats. Klik op de 2 om de bedragen per kostenplaats te zien: De subtotalen zijn herkenbaar doordat er 'Totaal...' in het vet komt te staan. In kolom E zien we de bedragen per kostenplaats. Omdat we niveau 2 willen zien, wordt ook niveau 1 getoond. Daarom staat links onderaan het totale bedrag van bijna 1.6 mln. euro. Om het subtotaal van één kostenplaats uit te klappen klik je op de plus voor het rijnummer.
Subtotalen aanpassen of verwijderen Wanneer er andere subtotalen gemaakt moeten worden, kan dat ook via Data > Subtotalen. Wijzig in het dialoogvenster de functie of de kolom waarin het subtotaal moet komen te staan. Het is per keer dat subtotalen toegevoegd worden mogelijk om één functie te kiezen. Het verwijderen van subtotalen kan via Data > Subtotalen. Klik op de knop 'Alles Verwijderen'. De tabel wordt dan weer in zijn oorspronkelijke staat getoond. Bij het verwijderen van alle subtotalen zullen de toegevoegde rijen verwijderd worden. Excel controleert niet eerst of er op die betreffende regels in andere kolommen cellen gevuld zijn. Pas dus op met het toevoegen van tekst op het werkblad van een tabel waar subtotalen gebruikt worden. Veiligheidshalve kan het beste alleen in rijen onder de tabel geschreven worden.
Meerdere subtotalen Het is mogelijk in dezelfde tabel meerdere subtotalen te plaatsen. De tabel waarin nu de subtotalen staan per kostenplaats is daarbinnen gesorteerd op rekening. Om een tweede subtotaal toe te voegen hoeven niet alle niveaus te worden getoond. Ga in de tabel staan en ga via Data > Subtotalen. Kies bij 'Bij iedere wijziging in:' voor 'Grootboek' kies bij functie 'Som' en vink het vierkantje af bij 'Huidige subtotalen vervangen'. Klik op OK. Linksboven staat nu ook het getal 4. Hoe meer velden de tabel bevat, hoe meer niveau´s in subtotalen er kunnen komen. De tweede subtotalen worden toegevoegd zodra het rekeningnummer wijzigt ten opzichte van de vorige waarde. Er wordt niet gekeken naar een eventuele wijziging in de kolom met de kostenplaats. Hierdoor kunnen er rare dingen gebeuren. Het is daarom af te raden meerdere subtotalen toe te voegen in één tabel. Beter is dan gebruik te maken van draaitabellen. Wanneer een tabel uit veel rijen bevat, duurt het lang voordat de subtotalen berekend zijn. Duurt het te lang, houdt dan de escapetoets ingedrukt. Ook om deze reden is het verstandiger om bij veel rijen uit te wijken naar draaitabellen.
EINDE LES Subtotalen.