- Hoe aan een tabel met gegevens een gafiek toegevoegd kan worden via de Wizard grafieken;
- Welke grafiektypes en subtypes er zijn;
- Hoe de gegevensreeksen van een grafiek opgebouwd zijn;
- Hoe labels in een grafiek aan- en uitgezet kunnen worden;
- Hoe de tabel onder de grafiek gezet kan worden;
- Hoe de grafiek op hetzelfde werkblad of op een eigen werkblad geplaats kan worden.
- Hoe de grootte van een grafiek aangepast kan worden;
"Een foto zegt meer dan duizend woorden", is een bekend gezegde. Een tabel in Excel kan vaak veel gegevens bevatten waarbij het niet overzichtelijk is welk beeld er nu uit de cijfers naar voren komt. Het is daarom handig de gegevens ook in een grafiek te tonen. Excel bevat vele mogelijkheden om grafisch de cijfers weer te geven. Bij deze les werken we met de volgende tabel:
Hierin staan de verkopen van een winkel met vestigingen in vier regio’s. We kijken alleen naar de verkoop van notebooks en pc’s. De grafiek gaan we maken met behulp van de Wizard Grafieken.
Selecteer een cel buiten de tabel en klik in de werkbalk Standaard op
en Excel opent de Wizard Grafieken met stap één van de vier. Zie hiernaast:
Er is keuze uit 14 standaard grafiektypes, waarbij de bovenste vier de meest gebruikte zijn, maar
afhankelijk van de gegevens in de tabel zijn andere standaarden wellicht beter. Per grafiektype is
weer te kiezen tussen subtypes, zoals 2-dimensionaal, 3-dimensionaal of - bij een cirkeldiagram - de
partjes los van elkaar.
Om alvast te zien hoe de gekozen grafiek er uit komt te zien kun je op de knop "Ingedrukt houden om
voorbeeld te bekijken" indrukken. Dit kan alleen als je het bereik dat je in de grafiek wilt zien reeds
geselecteerd is wat nu niet het geval is. Als de grafiek er goed uitziet, kun je direct op de knop
Voltooien klikken. Hieronder worden de verdere stappen van de Wizard behandeld.
Na een grafiektype en subtype te hebben gekozen, klik je op de knop Volgende om bij stap 2 van de Wizard grafieken te komen. Zie hiernaast: Bij stap 2 moeten de brongegevens geselecteerd worden. Dit betekent dat je gaat aangeven welke gegevens er in de grafiek getoond moeten worden.
Klik in de balk achter Gegevensbereik en selecteer het bereik A1 t/m C5. De Wizard zet zelf de bladnaam ervoor. Je ziet nu de cijfers per regio verdeeld, en in de legenda rechts van de grafiek de verkochte producten. Wanneer je nu aangeeft dat de reeksen in rijen staan verandert de grafiek meteen. In dit voorbeeld houden we de reeksen in kolommen. Klik op de tab ‘Reeks’ om te zien hoe Excel de grafiek opbouwt.
Er zijn twee reeksen te zien, omdat we twee producten willen volgen. Rechts van de tabel is een legenda te vinden waarin deze twee producten staan. De namen van die reeksen staan achter "Naam:". In dit geval Notebooks. Tevens is te zien dat de naam op het werkblad Tabel02 staat, in de cel B1. De waarden van de reeks staan in dezelfde kolom B, maar dan in cel B2 t/m B5. Onder de tabel zijn de namen van de vier regio’s te zien. Dit zijn de labels van de categorie-as welke te vinden zijn in kolom A, cel A2 t/m A5. Klik op de knop Volgende.
De Wizard Grafieken komt dan met stap drie van vier. In deze stap wordt bepaald welke grafiekopties er wel en welke niet worden getoond. In de tab Titels, kunnen we als grafiektitel opgeven "Verkopen", als categorie-as "Regio’s" en als waarde-as "Aantal" zoals hiernaast aangegeven. Aan de rechterkant van het venster komt te staan hoe de grafiek eruit komt te zien. Klik vervolgens op de tab ‘Assen’.
Standaard staat aangevinkt dat de Categorie-as en de Waarde-as worden getoond. Je kunt deze vierkantjes uitvinken, maar dat bevordert niet de leesbaarheid van de grafiek. Klik op de tab Rasterlijnen.
Voor de leesbaarheid worden standaard de primaire rasterlijnen van de Y-as getoond en van de X-as geen lijnen. Als de grafiek klein genoeg is, kunnen zelfs de primaire rasterlijnen van de Y-as uitgezet worden. Klik op de tab Legenda.
De legenda kan op vijf plaatsen worden neergezet. Soms is het handig deze onder de tabel te zetten of in de hoek (rechtsboven). Als er maar 1 reeks in de grafiek staat kun je dat als grafiektitel neerzetten en kan de legenda uitgezet worden. Klik op de tab Gegevenslabels.
Op deze tab kunnen de reeksnamen (notebooks en PC’s) in de grafiek gezet worden, maar dit zal doorgaans de leesbaarheid niet bevorderen! Het aanzetten van de categorienaam is overbodig omdat deze reeds onder de grafiek staat. Je kunt eveneens de waarde van de staaf erboven laten zien. Klik tenslotte op de tab Gegevenstabel.
Vanuit de tabel op het werkblad, laten we slechts een deel zien. Het kan zinvol zijn om dat deel van de tabel onder de grafiek te laten zien. Dit gaat door het vierkantje aan te vinken voor ‘Gegevenstabel weergeven’. Wanneer je zoals in het voorbeeld ook de legendasleutels (dit zijn de gekleurde vierkantjes voor "Notebooks" en "PC's") laat zien, kan de legenda in de grafiek net zo goed uitgezet worden. Wanneer de mogelijkheden van de grafiek duidelijk zijn, kun je op de knop Volgende klikken om bij de laatste stap van de Wizard Grafieken te komen.
De grafiek kan apart in een nieuw blad komen te staan. Dit is niet een werkblad met cellen, maar een werkblad waarin alleen een grafiek kan komen te staan. Daarnaast is het mogelijk de grafiek in hetzelfde werkblad als de tabel, of een ander werkblad neer te zetten. Maak een keuze zodat de grafiek op hetzelfde werkblad komt te staan en klik op Voltooien.
De grafiek is nu een object in het werkblad, maar kan te groot of juist te klein zijn. Wanneer je er één keertje op klikt, verschijnen er zes vierkantjes waarmee je de grafiek groter of kleiner kunt maken. Leg de muis er overheen en de muisaanwijzer verandert in een dubbele pijl. Je kunt ook de linker muisknop ingedrukt houden om de grafiek te verplaatsen naar een andere plaats op het werkblad. Wanneer de standaard van Excel voldoet en de grafiek dient in een eigen werkblad te komen, is met één toets een grafiek te maken. Ga in de tabel staan en klik op functietoets F11.
Download hier het gezipte oefenbestand voor grafiekenEINDE LES 3